Wiele firm szukając oszczędności oraz wygody pracy przeszło na elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązanie wygodne, ponieważ nie trzeba kupować ogromnych szaf, które z czasem zapełniają się tonami papierów. Zamiast w szafach dane przechowywane są na twardych dyskach komputerów, a archiwizowane na płytach DVD. Można również skorzystać z backupu firm zewnętrznych. Nasze pliki przechowywane są wtedy na serwerach tych firm i zawsze mamy do nich dostęp on-line. To jest pierwszy element, który może zaważyć na tym, że obieg dokumentów jest droższy. Obieg dokumentów, zwłaszcza jeśli korzysta się z firm zewnętrznych, musi być bezpieczny. Musimy więc wykupić zabezpieczające oprogramowanie na każdy komputer korzystający ze złącza internetowego. Ostatnim dodatkowym kosztem związanym z tym zagadnieniem jest ewentualne zatrudnienie informatyków lub wynajęcie ich usług. Nieprzeszkolony personel księgowy w większości przypadków nie potrafi nawet zarchiwizować swojej pracy pod koniec miesiąca. Jeśli mamy księgowa znającą się na obsłudze komputera lub w firmie zatrudniony jest informatyk ten problem oczywiście nie istnieje.
